Арзон капитал, энергия ва меҳнат ортда қолган янги давр воқелигида корхона ёки мамлакат миқёсида иқтисодий ўсишни сақлаб қолишнинг ягона вектори бу тежамкор ишлаб чиқариш ёки самарадорликни ошириш бўлади.
Бу эса доим бизнес жараёнларни оптимизациясидан, чекланган омиллардан оқилона фойдаланишдан ва мақсадга йўналтирилганликдан бошланади.
Шу аснода, корпоратив хаётда мажлис ва йиғилишлар шахснинг профессионал ҳаётининг бир қисмидир, уларсиз бирон бир иш жадвали бўлмаслигини қайд этиш лозим.
Harvard Business Reviewга кўра сўнгги 50 йилда мажлислар сони ва давомийлиги анча ошиб кетган, мисол учун 1960 йилда раҳбарлар ҳафтада 10 соатдан кам вақтини мажлис ва йиғилишларда ўтказган бўлса, бугунги кунда ушбу кўрсаткич 23 соатни ташкил этмоқда[1].
Тадқиқотлар натижаларига кўра, бугунги кунда ақлий фаолият билан шуғулланувчи ходимлар 85 фоиз вақтини мажлис ва йиғилишларда ўтказади[2]. Бу эса ўз навбатида уларнинг нафақат меҳнат унумдорлигига, балки ментал ва жисмоний ҳолатига ҳам салбий таъсир кўрсатмоқда[3].
Луонг (2005) иш юзасидан учрашувларнинг кўпайиши ходимни ҳаддан зиёд чарчатишини ва субъектив иш юки билан боғлиқлигини аниқлади. Рогелбергнинг (2007) ўз тадқиқотларида ташкилотлардаги йиғилишлар вақтидан самаралироқ фойдаланиш зарурлиги аниқлади, чунки самарасиз учрашувлар иш билан боғлиқ ресурсларни камайишига олиб келади[4].
Harvard Business Review 182 нафар юқори лавозимдаги менежерлар орасида сўров ўтказган. Сўров натижаларига кўра, 65 фоиз респондентлар мажлис ва йиғилишлар уларнинг асосий иш фаолиятидаги вазифаларини якунлашига халақит беришини билдирган.
71 фоиз респондентларнинг фикрига кўра йиғилиш ва мажлислар самарасиз.
Solid маълумотларига кўра эса, 81 фоиз мажлис иштирокчилари мажлисларда бошқа ишлар билан банд бўлиши аниқланган.
Мажлислар давомийлиги қанча бўлишидан қатъий нафар, фақатгина ўртача 52 дақиқа давомида мажлис иштирокчиларининг эътиборини тортади, қолган вақт беҳуда сарфланади. (Ўзбекистонда эса мажлис иштирокчилари ўртача 40 дақиқадан сўнг эътибори бузилиши маълум бўлди.) Мажлисларнинг ўртача давомийлиги 1 соату 19 дақиқа эканлигини эътиборга олган холда, ҳар бир иштирокчи 27 дақиқа вақтини беҳуда сарфлайди, бу эса ўз навбатида унинг меҳнат унумдорлигини пасайтиради[5].
Хориждаги кўплаб корхоналар (улар қаторига Facebook ва Atlassian кабилар киради) мажлиссиз кунлар режимида ишлашни қўллаб кўрган. Ушбу кунларнинг самарадорлигини баҳолаш учун тадқиқот ўтказилган[6].
Тадқиқот доирасида 1000 тадан ходимига эга 76 та корхона орасида сўров ўтказилган. Ушбу корхоналарнинг деярли ярми (47%) ҳафтада икки маротаба йиғилишларсиз кунларни белгилагани натижасида мажлис ва йиғилишлар 40 фоизга камайган. 35 фоиз корхоналар ҳафтада уч кунни мажлисларсиз кунлар деб белгилади, 11 фоизи эса тўрт кунни, қолган 7 фоиз корхоналар учрашувларни бутунлай йўқ қилди.
1-жадвал
Мажлис ва йиғилишларсиз кунларни белгиланиши натижалари
| ЎЗГАРУВЧИ | ҲАФТАДА МАЖЛИСЛАРСИЗ КУНЛАР | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| Автономлик | 62% | 78% | 83% | 86% | 88% |
| Мулоқот | 45% | 57% | 61% | 65% | 68% |
| Ҳамкорлик | 15% | 43% | 55% | 58% | 52% |
| Мажбурият | 28% | 32% | 41% | 44% | 27% |
| Микро-менежмент | -33% | -52% | -68% | -74% | -63% |
| Унумдорлик | 35% | 71% | 73% | 74% | 64% |
| Қониқиш | 48% | 52% | 65% | 62% | 42% |
| Стресс | -26% | -43% | -57% | 63% | -75% |
Манба: The Surprising Impact of Meeting-Free Days January 18, 2022 | Ben Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar, and Ashish Malik
Ҳафтада бир кунни мажлис ва йиғилишларсиз қилиб белгилаш, ходимнинг мустақил ишлашини 62 фоизга, меҳнат унумдорлигини 35 фоизга оширган, стресс ҳолатига учраш эҳтимоллигини эса 26 фоизга пасайтирган. Ҳафтада икки кунни мажлисларсиз қилиб белгиланиши ходимларнинг меҳнат унумдорлигини 71 фоизга оширгани аниқланди (1-жадвал).
МҲТИ томонидан Ўзбекистондаги мажлисларнинг давомийлигини ва такрорийлигини аниқлаш мақсадида административ бошқарув ташкилотларида фаолият юритаётган ходимлар орасида сўров ўтказди.
Сўровда 152 та ходим иштирок этиб, уларнинг ўртача ёши 38,5 ёшни ташкил этди. Респондентларнинг деярли 60 фоизи ҳафта 5 кун, яъни 40 соат ишлайди, қолган 40 фоизи ҳафтада 6 кун ишлашини билдирган (48 соат).
Респондентлар иштирок этган мажлис ва йиғилишларнинг ўртача давомийлиги 1 ярим соат эканлиги аниқланди.
Респондентлар охирги бир ой давомида ўртача 6 та мажлисда иштирок этган (21 фоизи камида 10 та мажлисда иштирок этган), уларнинг ўртача 4,1 таси иштирокчиларнинг йўналишига мос келиши аниқланди.
Респондентларнинг 58 фоизи мажлислардан ишига тааллуқли манфаатли маълумотлар олишини билдирган, 31,5 фоизи эса қисман фойда олишини билдирган, қолган 10,5 фоизи ишига мос келувчи ҳеч қандай маълумотлар олмаслигини билдирди.
Респондентларнинг 41 фоизи мажлис давомида эътибори сусаймаслигини билдирган, 30,2 фоизи 20-30 дақиқадан сўнг эътиборини сусайишини билдирган, қолган 28,8 фоиз респондентларнинг диққати 40 дақиқадан сўнг бузилиши аниқланди.
47 фоиз респондентларнинг билдиришича, мажлислар ўз вақтида бошланмайди, улар ўртача 25 дақиқа кечикиб бошланади, бу эса ўз навбатида мажлис иштирокчиларнинг вақтини беҳуда сарфланишига олиб келмоқда.
Шундай қилиб, давомий ва тез-тез бўлиб турувчи мажлис ва йиғилишлар самарасиз эканлиги кўриниб турибди. Тадқиқот ва хориж тажрибасидан келиб чиқиб, самарасиз йиғилиш ва мажлисларни оптималлаштириш таклиф этилади.
Бунда корхона ва ташкилотларда асосий урғуни аҳамиятга молик йиғилишлар режасини олдиндан аниқлаштириш, иштирокчиларни тўғри танлаш (айнан кўтарилаётган муаммога бевосита алоқаси бор) ва регламентга риоя қилиш таклиф этилади. Шунингдек, корхона ва ташкилотларда мажлис ва йиғилишсиз кунларни киритиш таклиф этилади.
Шунингдек, мажлисларни самарадорлигини ошириш мақсадида Жон Тропман томонидан ишлаб чиқилган “Кун тартиби қўнғироғи” дан фойдаланиш тавсия этилади. Бунда мажлисларни 7 та қисмга ажратиб қуйидаги тартибда ўтказиш тавсия этилади:
- Йиғилиш иштирокчиларига кун тартибини аввалдан эълон қилиш ва уни тасдиқлаш.
- Йиғилишда кўтарилиши режалаштирилган саволлар рўйхатини қисқача санаб ўтиш.
- Аввало ечими осон бўлган масалани кўтариш.
- Ўртача оғирликдаги муаммоларни кўтариш.
- Энг катта ва ечилиши қийин бўлган муаммони кўтариш, бу мажлис вақтининг тахминан 1/3 қисмига келганида кўтарилиши зарур. Мажлиснинг айнан шу вақтида иштирокчиларнинг психологик энергия ва эътибори энг юқори даражада бўлади, шунингдек, жисмоний энергиянинг ҳам энг юқори даражаси ушбу вақтга тўғри келади.
- Келтириб ўтилган мавзуларни муҳокама қилиш.
- Кичик мавзулар муҳокамаси.
Кун тартиби қўнғироғи
Манба: Making Meetings Work SECOND EDITION. John E.Ttopman
Ушбу тартибда мажлис ва йиғилишларни ўтказиш унинг самадорлигини оширишга, регламентга риоя этишга олиб келади.
МҲТИ экспертлари мажлисларнинг умумий харажати ва беҳуда сарфланаётган маблағларни ҳисоблашнинг иккита сценарийда калькуляторини ишлаб чиқди.
Мисол: мажлисларнинг умумий харажатини ҳисоблаш учун мажлис иштирокчилари сонини 50 нафар деб фараз қилсак ва уларнинг ўртача ойлик иш ҳақини, масалан, 4 000 000 сўм деб олсак, мажлиснинг давомийлиги 90 дақиқа деб фараз қилган холда жами иштирокчиларнинг мажлис учун кетган вақт харажат нархи умумий 1 704 000 сўмни ташкил этади.
Мажлисларда беҳуда йўқотилган вақтларни ҳисоблаш калькуляторининг биринчи сценарийси юқорида таъкидланган хориж тажрибаси тадқиқотлари натижасига кўра асосан мажлис қанча вақт давом этишидан қатъий назар 52 дақиқадан сўнг иштирокчилар эътиборини йўқотиши аниқланган. Бундан келиб чиқиб 90 дақиқа давом этган 50 нафар иштирокчининг беҳуда йўқотилган вақти 38 (90-52) дақиқага тўғри келса, бунда мажлисдан йўқотилган вақтлар харажати 719 697 сўмни ташкил этади.
Иккинчи сценарий МҲТИ томонидан ўтказилган сўров натижаларига асосланган бўлиб худди биринчи сценарий каби ҳисоб-китоблар амалга оширилади, мажлис иштирокчиларининг эътибори 40 дақиқадан сўнг сусаяди деб белгиланади, бундан келиб чиқиб йўқотилган беҳуда вақтлар харажати 946 970 сўмни ташкил этади.
Мазкур калькулятордан мажлис ташкил этишга масъул ходим фойдаланган холда, мажлисларнинг умумий харажатини ҳисоблаши, ой ва йил якунлари бўйича умумий мажлисларга сарфланган иш-соати ва йўқотилган муқобил харажатларни (opportunity cost) юритишда фойдаланиш мумкин.
